Un probable error que te puede suceder al preparar presentaciones es insertar un gráfico de un dashboard (o informe), y mandarlo directo a la presentación.

No lo hagas más, por favor.

Un dashboard y una presentación para decisores (gerentes, directores, y/o líderes) son dos cosas distintas.

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Los gráficos de un dashboard tienen muchos detalles para explorar los datos a fondo. Se necesita tiempo y ganas de adentrarse en la información, explorar y pensar en muchas preguntas diferentes.

Pero las presentaciones para ejecutivos son otra historia. Tienen un objetivo puntual y tiempo limitado, lo más recomendable es ser conciso y directo.

Si se reúnen para tomar decisiones, la decisión se toma en función a tu análisis. Enfócate en mostrar lo esencial para que el mensaje llegue al instante.

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Veamos un ejemplo concreto. 

Tenés una presentación donde la audiencia necesita:

• Entender el rendimiento de las ventas los fines de semana del último mes.

• Evaluar la influencia del fin de semana en el resultado general.

Este particular interés se debe a una acción realizada únicamente los fines de semana, por lo que van a decidir si repetir la acción o no.

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Ahora, compara el gráfico superior con los dos gráficos inferiores:

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¿Tomarías una decisión al instante viendo únicamente el gráfico superior?

¿O tomarías una mejor decisión viendo los dos gráficos inferiores?

Si usas el gráfico superior (que hiciste en excel o la herramienta que sea que uses) no te va a resolver esa pregunta de forma inmediata. Hay detalles que no te aportan para lo que vas a exponer, por lo tanto, tu audiencia se va a desconectar o distraer, y te vas a quedar sin chance de impactar en el tema foco.

En cambio, si directamente vas con la conclusión a la que llegaste, (ya con el mensaje escrito en los títulos como se ve en los gráficos inferiores), la reunión comienza con el enfoque adecuado.

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¿Cuáles son las conclusiones que ya estás exponiendo de entrada con los dos gráficos inferiores?

• Las ventas del fin de semana crecieron un 10% en comparación con el mes anterior.

• Las acciones realizadas del fin de semana impactan en un 14% de los resultados generales.

• En Julio, el domingo tuvo un crecimiento 3 veces mayor que el sábado, a pesar de que sus ventas fueron menores en total.some text
  • Las ventas de los sábados aumentaron un 335% vs MA.
  • Las ventas de los domingos aumentaron 1.000% vs MA.

• ¿Por qué en junio eran tan diferentes las ventas entre sábado y domingo?

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Sin que digas nada aún, sin hacer pensar de más a los demás, sólo con dos gráficos, un par de conclusiones y gracias a vos con esta información ya están listos para discutir y empezar la reunión.

Así que, ya sabes que puedes crear gráficos que hablan por sí solos y transformar datos que inspiran a la acción.

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Juan Camilo Cardona 

Data Analyst | Seeder

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